Besprechungen effizienter gestalten
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Besprechungen effizienter gestalten

24.11.2019:

Besprechungen gehören zu dem Seltsamsten, was das Berufsleben zu bieten hat. Sie sind gleichermaßen unverzichtbar wie ein Symbol für Ineffizienz. "I survived another meeting that should have been an e-mail." ist ein geflügeltes Wort, mit dem bereits Kaffeebecher und T-Shirts bedruckt worden sind.

Wenn in einem Strategiemeeting die Controllerin losplappert, welche Software sie gerne anschaffen würde, wenn der Pädagoge während der Aufgabenplanung jede olle Kamelle aufwärmt, die ihn in seinen letzten zwanzig Berufsjahren geärgert hat, oder wenn über Abwesende gelästert wird anstatt das eigene Team kritisch zu betrachten - dann fragt sich manche teilnehmde Beobachterin, was eigentlich los ist. Insbesondere Nerds tun sich oft schwer mit solchen Situationen. Wer gerade begeistert über den neuen Server oder das neue Geschäftsprozessmodell berichtet, bewegt sich auf der Sachebene und möchte hier etwas erreichen, zum Beispiel eine Entscheidung herbeiführen. Dabei kann es passieren, dass die Entscheidung partout nicht zustande kommt, und der begeisterte Nerd ratlos ist.

Das kann an verschiedenen Dingen liegen, die nicht auf der Sachebene zu finden sind. Vielleicht hatten die Kollegen von Anfang an keine Lust auf die Besprechung, haben deshalb nicht zugehört und kaschieren ihre Unkenntnis des Sachverhaltes nun durch Ausweichen. Oder sie hatten vor kurzem selbst Misserfolge zu erleiden und gönnen es deswegen jemand anderem nicht, für sein letztes Arbeitspaket das "Erledigt" zu erhalten. Vielleicht sind auch solche Personen anwesend, die zwanghaft alles bereits Gesagte noch einmal mit den eigenen Worten wiederholen müssen und so jede Besprechung unerträglich in die Länge ziehen.

Was soll man tun, wenn man mit solchen oder anderen unsachlichen Verhaltensweisen konfrontiert ist? Zunächst einmal ist die Lage selten klar. Welche bewussten oder unbewussten Gründe Kolleginnen dafür haben, dass sie Besprechungen zu vampiristischem Zeitdiebstahl machen, ist oft schwer herauszufinden. Wer die Zeit, die Nerven und das Einfühlungsvermögen dafür hat, kann Ursachenforschung betreiben. Diese erfordert es, dass man seine Beobachtungen offen anspricht. Wenn die Kollegen ihr Verhalten zugeben, kann man über die Ursachen sprechen. Redet jemand deswegen sehr viel, gerade weil er befürchtet, nicht genug zu Wort zu kommen? Wiederholt jemand bereits Gesagtes ständig, weil er sich in seiner Qualifikation nicht respektiert fühlt und deshalb ständig sein Verständnis des Besprechungsthemas unterstreichen will? Blockiert jemand Entscheidungen aus Gründen persönlicher Abneigung?

Wenn die Kolleginnen jedoch ihr Verhalten leugnen, kann man wenig tun. Dann führt einen das direkt zu Lösungsansatz Nummer zwei:
Man kann auch ohne Ursachenforschung den Symptomen begegnen, indem man Gesprächsregeln erlässt: Klar begrenzte Redezeit pro Person, verbotene Themen, vorab festgelegte Agenda, Rednerliste - solche Methoden können die Effizient steigern. Es muss jedoch eine Chefin geben, die willens und mit der formalen Macht ausgestattet ist, Regeln zu erlassen und durchzusetzen. Dieser Ansatz birgt das Risiko, dass die Befindlichkeiten, unbewussten Ängste, persönlichen Animositäten und so weiter an einem anderen Punkt im Unternehmen zu wirken beginnen, da sie in den Besprechungen kein Ventil mehr finden.

So oder so könnte man meinen, solche Überlegungen klängen nach Kindergarten oder Psychotherapie und seien dort, wo Erwachsene zusammenarbeiten, überflüssig. Leider beweisen unter anderem die ineffizienten Besprechungen das Gegenteil. Nerds, die sich ein interessantes, nerdiges Berufsleben wünschen, sind deshalb gut beraten, sich mit den ihren Arbeitsalltag in der Tiefe unterspülenden psychischen Wirkmechanismen zu beschäftigen - und sei es nur, um ihnen nicht hilflos ausgeliefert zu sein.

In den Ansätzen des Agilen Managements greift die Rolle des Scrum-Masters die oben geschilderte Problematik auf. Eine Fortbildung in diesem Bereich kann ein ganz konkreter Schritt sein, um ein paar der nur all zu menschlichen Zeitfresser in der eigenen Firma abzubauen.

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