Die Basics des Wissensmanagements
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Die Basics des Wissensmanagements

19.03.2020:

In einer ungeordneten Informationsflut den Überblick zu verlieren und sich im großen Stil sprichwörtlich zu "verzetteln" ist eine Gefahr für Privathaushalte und Unternehmen, die nicht erst seit Beginn des in letzter Zeit so häufig proklamierten "Informationszeitalters" oder "Age of Data" besteht. Der deutlich ältere Begriff "Regalmeter" deutet an, dass man schon zu Zeiten von Schreibmaschine und Telex - lange bevor digitale Datenträger Alltag waren - die Notwendigkeit sah, Informationen zu quantifizieren. Wenn in einem Büro drei Regale stehen, die jeweils einen Meter breit sind und fünf Etagen haben, dann hat man fünfzehn Regalmeter Platz für Schnellhefter, Ringordner, Notizbücher und so weiter. So lässt sich die Menge der auf Papier festgehaltenen Daten angeben und vergleichen.

Vergegenwärtigt man sich die Anzahl an Seiten, die ein typischer Leitz-Ordner fasst und die Zahl solcher Ordner, die auf einem Regalmeter Platz findet, wird schnell deutlich, dass selbst ohne das unvorstellbare Fassungsvermögen heutiger Festplatten ganze Lanschaften aus Konzepten, Verträgen, Briefen, Rechnungen und Journalen entstehen und vollkommen unübersichtlich werden können. Nur auf den relativ wenigen Regalmetern zu Hause die Gebrauchsanweisung der vor sechs Jahren eingebauten Gasheizung zu finden, wird für weniger systematische Zeitgenossen schon zur Herausforderung.

Lassen wir den geisten Blick durch die dutzenden Büros und den Archivkeller eines mittelgroßen Unternehmens schweifen und stellen uns vor, dort die aktuelle Fassung des Auftragsdatenverarbeitungsvertrages mit den Wirtschaftsprüfern zu suchen... Herzlichen Dank! Wenn das nicht zur Suche nach der Nadel im Heuhaufen werden soll, muss etwas her, was heute oft "Wissensmanagement" genannt wird.

Anders als der prätentiöse Begriff es vermuten lässt, ist ein ordentliches Wissensmanagement schon mit sehr einfachen Mitteln realisiert. Eine Organisation, bei der noch totales Chaos herrscht, tut gut damit als ersten Schritt eine eiserne Regel einzuführen: Auf jedem Dokument - vom Notizzettel bis zum Strategiepapier - muss stehen, wer es wann verfasst hat. Keine Ausnahmen.

Ist diese Regel eingeführt und durchgesetzt, ist eine großangelegte Aufräum- und Wegwerfaktion oft der sinnvolle nächste Schritt. All zu häufig werden Dinge aufbewahrt, "weil man sie ja nochmal brauchen könnte". Und ja, es kommt vor, dass eine acht Jahre alte E-Mail der Retter in der Not ist. Wer auch immer sie aufbewahrt hat, fühlt sich dann in seinem pharaonischen Konservierungsdrang bestätigt. Dass eine E-Mail die verzweifelt gesuchte Antwort auf eine aktuelle Frage liefert, nachdem sie jahrelang Dornröschenschlaf in einem persönlichen Outlook-Postfach gehalten hat, ist aber nur ein weiterer Hinweis darauf, dass die betreffende Organisation ein Wissensmanagement braucht - eines, das nicht auf den Hortungstrieb einzelner Individuen zurückgreifen muss. Und nebenbei: Informationen wie unsere eben erwähnte E-Mail mögen zwar in seltenen Fällen helfen - aber in den langen Zeiträumen zwischen diesen Fällen belegen sie Speicherplatz auf teuren Servern oder Regalmeter in teuren Räumen... oder gleich beides, wenn eine jener Personen zugeschlagen hat, die E-Mails auch heute noch regelhaft ausdrucken.

Um informationell auszumisten gilt es herauszufinden, welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eingehalten werden müssen. Das ist teilweise gar nicht so einfach, aber wenn man die einschlägigen Fristen erst einmal zusammengestellt hat, besitzt man schon ein erstes Kriterium, um zu entscheiden, was weg kann und was bleiben muss.

Gute weitere Kriterien sind das Datum der letzten Aktualisierung von Dokumenten wie Dienstanweisungen, Konzepten, Plänen, Formularen und dergleichen. Was länger als fünf Jahre nicht aktualisiert wurde, sollte näher betrachtet werden, denn es kann mit hoher Wahrscheinlichkeit gelöscht oder weggeworfen werden.

Und all das alte Zeugs wie Kugelschreiber mit veraltetem Firmenlogo, Visitenkarten mit veralteter Adresse, Benutzerhandbücher zu Windows XP, der TVÖD 2010 usw usf kann sowieso weg. Das gilt auch für die zehn Entwurfsversionen irgendwelcher Geburtstagsgrüße, Quartalsberichte, Weihnachtskarten und Pressemeldungen. Das große Aufräumen lohnt sich, da Organisationen und teilweise auch Privathaushalte sich mit dem undifferenzierten Archivieren aller realer und virtueller Schnipsel selbst lähmen; denn das Wichtige wird immer schwerer zu finden im Wald des Unwichtigen. Die Allermeisten würden vermutlich mit der Hälfte ihrer heutigen Bücher, Papiere und elektronisch gespeicherten Daten prima zurechtkommen.

Wer tatsächlich viel aufheben möchte oder muss, braucht dringend ein weiterführendes Wissensmanagement mit ausgeklügelten Listen, Schlagwortsystemen und einem gerüttelt Maß an Disziplin beim Ordnunghalten. Ein guter erster Ansatz könnte in diesem Fall sein, sich mit dem Zettelkasten von Niklas Luhmann auseinanderzusetzen.

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